ЭКСКЛЮЗИВ Пенсия без трудовой книжки: как подтвердить стаж и что делать, если документов нет

Из-за войны тысячи украинцев потеряли документы, которые подтверждают их трудовой стаж. «Наше місто» рассказывает, что делать, если архивы уничтожены или предприятие уже не работает.

Как получить пенсию, если трудовой книжки нет

Пятый год полномасштабной войны изменил реальность миллионов украинцев. Среди тех, кто пострадал больше всего люди предпенсионного и пенсионного возраста, чьи трудовые книжки и документы о работе были уничтожены, потеряны во время эвакуации или остались на оккупированных территориях.

9 апреля 2026 года Верховная Рада приняла закон, который упрощает оформление пенсии для таких людей. Теперь Пенсионный фонд обязан сообщать, если чего-то не хватает для назначения пенсии, и объяснять, что делать дальше.

Когда трудовая книжка не нужна

В Пенсионном фонде объяснили, что в большинстве случаев стаж после 2004 года уже есть в электронных реестрах.

Заместитель начальника Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области Наталья Корнийчук говорит, что каждый случай потери документов рассматривается индивидуально.

«Отсутствие бумажной трудовой книжки — это сложность, но точно не приговор и не автоматическая потеря пенсии. Ситуация проблемная только для тех периодов работы, которые были до 1 января 2004 года», — сказала заместитель начальника Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области Наталья Корнийчук.

По ее словам, после 1 января 2004 года в Украине начал работать Реестр застрахованных лиц. С тех пор стаж считается по данным об оплате единого социального взноса. Если работодатель платил налоги, этот стаж есть в электронной базе Пенсионного фонда (ПФУ). Бумажная трудовая для этого времени вообще не нужна.

Сложнее тем, кто хочет подтвердить работу до 2004 года. Тогда электронного реестра не было, и если трудовой нет, то стаж нужно подтверждать другими способами.

Какие документы могут заменить трудовую

Как рассказали в Пенсионном фонде в Днепропетровской области, если вы работали наемным работником, тогда нужно обратиться в архив предприятия или к его правопреемнику. Там должны выдать справку, выписку из приказа о приеме на работу или ведомость о выдаче зарплаты. Подойдет также письменный трудовой договор, характеристика или удостоверение. Если ничего из этого не сохранилось, но есть профсоюзный билет с отметками об оплате членских взносов, то он тоже подтверждает стаж за то время, пока взносы оплачивались.

Если вы были предпринимателем, тогда нужны документы об оплате страховых взносов: платежные поручения, квитанции банков или подтверждение почтовых переводов. Если работали на едином налоге, то подойдет свидетельство плательщика или документы об оплате. Если таких документов нет, то Пенсионный фонд может найти ваши данные в собственном реестре.

Если вы вели личное сельское хозяйство, то нужны те же документы об оплате взносов или информация из реестра ПФУ.

Если вы представитель творческого союза или творческий работник, то подтверждением стажа будет справка об оплате страховых взносов в Пенсионный фонд. Для работы до 1992 года обратитесь в секретариат соответствующего союза за справкой о творческом стаже.

Если вы проходили военную службу или служили в органах гражданской защиты, разведывательных органах или Госспецсвязи, то подтверждением стажа будут военный билет или справка из вашей воинской части или соответствующего ведомства. Для тех, кто служил в органах внутренних дел или Национальной полиции, справку выдает МВД.

Если вы жена военнослужащего и жили в местности, где не могли найти работу по специальности, то это время тоже засчитывается в стаж. Для этого нужна справка от командира воинской части или от территориального центра комплектования.

Если вы учились на дневной форме в вузе, техникуме, аспирантуре или клинической ординатуре, это время также может входить в стаж. Подтверждением будет диплом или удостоверение. Если в документе нет точных дат обучения, то нужно обратиться в архив учебного заведения.

Если вы ухаживали за человеком с инвалидностью I группы, ребенком с инвалидностью до 16 лет или пенсионером, которому необходим постоянный уход или который достиг 80 лет, то это время входит в стаж. Пенсионный фонд получает данные об этом от органов социальной защиты. Если таких данных нет, тогда составляется акт обследования на основе информации от соседей, управителя дома или сельского совета.

Если вы как мать не работали, пока ребенку не исполнилось 3 года, то подтверждением будет свидетельство о рождении ребенка. Также нужно доказать, что вы действительно не работали в это время. Для этого подойдет выписка из трудовой книжки без записей за тот период или справка из реестра о том, что вы не были зарегистрированы как предпринимательница.

Что делать, если документов нет совсем

Если документы о работе получить невозможно, тогда государство предусмотрело механизм подтверждения стажа через свидетелей.

«При отсутствии документов о стаже работы и невозможности их получить в связи с чрезвычайными ситуациями стаж работы устанавливается на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знали бы заявителя по совместной с ним работе на одном предприятии, в учреждении, организации или в одной системе», — пояснила Наталья Корнийчук.

Нужно найти двух людей, которые работали вместе с вами на одном предприятии в то же время и могут подтвердить это собственными документами о работе. Для этого человек обращается в сервисный центр Пенсионного фонда с заявлением, где указывает период работы, название предприятия, его адрес, свою должность и данные двух свидетелей. После этого работник ПФУ опрашивает этих людей.

«Это касается и тех, чьи предприятия находились на оккупированных территориях или в зоне боевых действий», — сказала Наталья Корнийчук.

Если один из свидетелей подтверждает больший период, чем другой, то засчитывается только то время, которое подтвердили оба.

В случае когда предприятие ликвидировано, архивы уничтожены и найти свидетелей невозможно, тогда подтвердить стаж можно через суд.

Еще одна проблема возникает тогда, когда работодатель подавал отчетность, но не платил взносы в Пенсионный фонд. По словам Натальи Корнийчук, сейчас в страховой стаж засчитывается только тот период, за который работодатель полностью погасил задолженность. При этом закон дает работникам право требовать от работодателя подтверждения оплаты взносов. Также они могут обратиться в суд, если этого не произошло.

Если вы оказались в такой ситуации, то сначала обратитесь в ближайший сервисный центр Пенсионного фонда. Там проконсультируют и определят, какой способ подходит именно в вашем случае.