ЕКСКЛЮЗИВ Пенсія без трудової книжки: як підтвердити стаж і що робити, якщо документів немає

Через війну тисячі українців втратили документи, які підтверджують їхній стаж. «Наше місто» розповідає, що робити, якщо архіви знищені або підприємство вже не працює.

Як отримати пенсію, якщо трудової книжки немає

П’ятий рік повномасштабної війни змінив реальність мільйонів українців. Серед тих, хто постраждав найбільше, люди передпенсійного та пенсійного віку, чиї трудові книжки та документи про роботу були знищені, загублені під час евакуації або залишилися на окупованих територіях.

9 квітня 2026 року Верховна Рада ухвалила закон, який спрощує оформлення пенсії для таких людей. Тепер Пенсійний фонд зобов’язаний повідомляти людину, якщо чогось бракує для призначення пенсії, і пояснювати, що робити далі.

Коли трудова книжка не потрібна

У Пенсійному фонді пояснили, що у більшості випадків стаж після 2004 року вже є в електронних реєстрах.

Заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду України у Дніпропетровській області Наталія Корнійчук каже, що будь-який випадок втрати документів вирішується індивідуально.

«Відсутність паперової трудової книжки – це складність, але точно не вирок і не автоматична втрата пенсії. Ситуація проблемна лише для тих періодів роботи, які були до 1 січня 2004 року», – сказала заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду України у Дніпропетровській області Наталія Корнійчук.

За її словами, після 1 січня 2004 року в Україні почав працювати Реєстр застрахованих осіб. Відтоді стаж рахується за даними про сплату єдиного соціального внеску. Якщо роботодавець платив податки, цей стаж є в електронній базі Пенсійного фонду (ПФУ). Паперова трудова для цього часу взагалі не потрібна.

Складніше тим, хто хоче підтвердити роботу до 2004 року. Тоді електронного реєстру не було, і якщо трудової немає, то стаж потрібно підтверджувати іншими способами.

Які документи можуть замінити трудову

Як пояснили у Пенсійному фонді у Дніпропетровській області, якщо ви працювали найманим працівником, зверніться до архіву підприємства або його правонаступника. Там мають видати довідку, виписку з наказу про прийняття на роботу, особовий рахунок або відомість на видачу зарплати. Підійде також письмовий трудовий договір з відміткою про виконання, характеристика або посвідчення. Якщо нічого з цього не збереглося, але є профспілковий квиток з відмітками про сплату членських внесків, він теж підтверджує стаж за той час, поки внески сплачувалися.

Якщо ви були підприємцем, то потрібні документи про сплату страхових внесків: платіжні доручення, квитанції банків або підтвердження поштових переказів. Якщо працювали на єдиному податку, то підійде свідоцтво платника або документи про сплату. Якщо паперів немає, тоді Пенсійний фонд може знайти ваші дані у власному реєстрі.

Якщо ви вели особисте селянське господарство, то потрібні ті самі документи про сплату внесків або інформація з реєстру ПФУ.

Якщо ви є членом творчої спілки або творчим працівником, підтвердженням стажу є довідка про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду. Для роботи до 1992 року зверніться до секретаріату відповідної спілки за довідкою про встановлення творчого стажу.

Якщо ви проходили військову службу або служили в органах цивільного захисту, розвідувальних органах чи Держспецзв’язку, то підтвердженням стажу будуть військовий квиток або довідка з вашої військової частини чи відповідного відомства. Для тих, хто служив в органах внутрішніх справ або Національній поліції, довідку видає МВС.

Якщо ви є дружиною військовослужбовця та жили у місцевості, де не могли знайти роботу за спеціальністю, то цей час теж зараховується до стажу. Для цього потрібна довідка від командира військової частини або від територіального центру комплектування.

Якщо ви навчалися за денною формою у виші, технікумі, аспірантурі або клінічній ординатурі, цей час може входити до стажу. Підтвердженням є диплом або посвідчення. Якщо ж у документі немає точних дат навчання, то зверніться до архіву навчального закладу.

Якщо ви доглядали за людиною з інвалідністю I групи, дитиною з інвалідністю до 16 років або пенсіонером, якому потрібен постійний догляд чи який досяг 80 років, то цей час входить до стажу. Пенсійний фонд отримує дані про це від органів соціального захисту. Якщо таких даних немає, тоді складається акт обстеження на основі інформації від сусідів, управителя будинку або сільської ради.

Якщо ви як мати не працювали, поки дитині не виповнилося 3 роки, тоді підтвердженням буде свідоцтво про народження дитини. Також потрібно довести, що ви справді не працювали у цей час. Для цього підійде виписка з трудової книжки без записів за той період або довідка з реєстру про те, що ви не були зареєстровані як підприємниця.

Що робити, якщо документів зовсім немає

Якщо документи про роботу отримати неможливо, то у цьому випадку держава передбачила механізм підтвердження стажу через свідків.

«За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв’язку з надзвичайними ситуаціями стаж роботи встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі», – пояснила Наталія Корнійчук.

Потрібно знайти двох людей, які працювали разом з вами на одному підприємстві у той самий час та можуть підтвердити це власними документами про роботу. Для цього людина звертається до сервісного центру Пенсійного фонду із заявою, де зазначає період роботи, назву підприємства, його адресу, посаду та дані двох свідків. Після цього працівник ПФУ опитує цих людей.

«Це стосується і тих, чиї підприємства знаходилися на окупованих територіях або в зоні бойових дій», — сказала Наталія Корнійчук.

Якщо один зі свідків підтверджує більший період, ніж інший, то зараховується лише той час, який підтвердили обидва.

У разі, коли підприємство ліквідоване, архіви знищені та свідків знайти неможливо, то підтвердити стаж можна через суд.

Ще одна проблема виникає тоді, коли роботодавець подавав звітність, але не сплачував внески до Пенсійного фонду. За словами Наталії Корнійчук, зараз до страхового стажу зараховується лише той період, за який роботодавець повністю погасив заборгованість. Водночас закон дає працівникам право вимагати від роботодавця підтвердження сплати внесків і звертатися до суду, якщо цього не сталося.

Якщо ви опинилися у такій ситуації, то спершу зверніться до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду. Там вам нададуть консультацію та визначать, який спосіб підходить саме у вашому випадку.