Электронная трудовая книжка: как ее оформить, если вы находитесь за границей

В Украине продолжается процесс перехода на электронные трудовые книжки. До 2026 года все сведения о трудовой деятельности работников должны быть переведены в цифровой формат, и сделать это можно даже находясь за границей. Об этом пишет «Наше місто» со ссылкой на Пенсионный фонд Украины (ПФУ).

Зачем оцифровывать трудовую книжку

Электронная трудовая книжка, введенная в 2021 году, содержит данные о приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности. Она обеспечивает надежное хранение полной истории работы работника и упрощает подтверждение страхового стажа.

По информации Пенсионного фонда Украины, записи о трудовой деятельности до 1 января 2004 года можно перенести в цифровой формат из бумажных книг. Это позволяет сохранить все данные о периодах работы в информационной системе ПФУ и учитывать их при исчислении страхового стажа.

Стаж после 2004 года рассчитывается на основе данных персонифицированного учета, а для периодов до его внедрения — на основании сведений, внесенных в Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования, в частности оцифрованных записей из бумажных документов.

Как подать трудовую книжку на оцифровку онлайн

Оцифровку можно провести дистанционно, в частности из-за границы. Для этого необходимо отсканировать все страницы трудовой книжки с соблюдением требований:

• цветные и четкие изображения;

• полные страницы со всеми реквизитами, номерами, датами, печатями и подписями;

• формат файлов JPG или PDF, размер до 1 МБ, рекомендуемое разрешение — 300 dpi.

Пошаговая инструкция по подаче сканов:

• Авторизоваться на веб-портале Пенсионного фонда Украины через КЭП или Дія.Підпис.

• В разделе «Коммуникации с ПФУ» выбрать вкладку «Сведения о трудовых отношениях».

• Заполнить данные о лице и дать согласие на обработку персональных данных.

• Загрузить отсканированные копии всех страниц в хронологическом порядке и нажать «Подписать и отправить в ПФУ».

• Статус обработки документов доступен в разделе «Мои обращения».

Пенсионный фонд также сообщает, что доступ к сервисам портала обеспечен с территорий государств, дружеских к Украине, что позволяет украинцам за границей оформлять документы без личного посещения учреждений.

Ранее мы писали, электронная трудовая книжка: где найти и как просмотреть.