Украинцам необходимо оцифровать трудовые книжки, чтобы обезопасить страховой стаж от потери или повреждения бумажных документов. Переходный период, предусмотренный законом №1217-IX, длится пять лет, пишет «Наше місто».
Оцифровка является обязательным этапом формирования электронного реестра трудовой деятельности. В будущем это позволит автоматически назначать пенсии, упростить подтверждение страхового стажа и признавать периоды работы за рубежом.
Конечный срок оцифровки трудовых книжек
В Украине продолжается переход на электронные трудовые книжки. Согласно закону №1217-IX, этот процесс должен завершиться до 10 июня 2026 года.
Своевременная подача документов гарантирует сохранение информации о страховом стаже, уменьшает риск его частичной потери и предотвращает задержки при оформлении пенсии.
Для оцифровки необходимо отсканировать все заполненные страницы трудовой книжки, а также документы, подтверждающие стаж, в частности периоды работы до 2004 года.
Проверить внесенные данные или исправить возможные неточности можно онлайн через личный кабинет на портале Пенсионного фонда Украины или в соответствующем мобильном приложении.
Почему важно оцифровать трудовую книжку
Электронная трудовая книжка является основным инструментом защиты данных от потери или уничтожения. В случае правовых споров электронная версия будет иметь приоритет над бумажной, отмечают юристы.
Особое внимание следует уделить стажу, приобретенному до 1 января 2004 года. Именно эти сведения чаще всего отсутствуют в электронных реестрах и требуют подтверждения. Данные о стаже после этой даты уже автоматически внесены на основании отчетности работодателей по ЕСВ.
Переход на электронный формат позволяет избежать бюрократических ошибок, упрощает процедуру назначения пенсии и обеспечивает ее автоматический расчет в будущем.
Для граждан, работавших за рубежом, оцифровка трудовой книжки облегчает признание иностранного страхового стажа.
В Пенсионном фонде Украины отмечают, что даже в случае неоцифровки трудовой книжки до 10 июня 2026 года страховой стаж не аннулируется, а бумажный документ останется законным основанием для его подтверждения.
В то же время промедление может привести к задержкам в назначении выплат, сложностям с восстановлением данных в случае утери документа и необходимости решать вопрос в судебном порядке.
Автоматическое подтягивание данных и необходимость проверки
Часть информации о трудовой деятельности автоматически поступает в Реестр застрахованных лиц через отчетность по ЕСВ, поэтому повторное внесение таких данных не требуется.
Однако оцифровка бумажной трудовой книжки остается критически важной для лиц, которым пенсию назначили до 2021 года, но которые продолжали работать после этого.
Специалисты ПФУ советуют каждому гражданину самостоятельно проверить сведения в электронном кабинете, чтобы избежать ошибок в датах, названиях предприятий или периодах работы, которые могут повлиять на расчет стажа.
Как оцифровать трудовую книжку
Если трудовая книжка до сих пор не оцифрована, необходимо подать сканкопии бумажного документа через портал Пенсионного фонда Украины с использованием квалифицированной электронной подписи.
Для подачи документов нужно авторизоваться в личном кабинете на портале ПФУ, перейти в раздел «Коммуникации с ПФУ», выбрать вкладку «Сведения о трудовых отношениях», заполнить необходимые поля и дать согласие на обработку персональных данных.
После этого следует добавить сканкопии документов и подписать заявление электронной подписью. Статус обработки можно проверить в разделе «Мои обращения».
Требования к сканкопиям
Пенсионный фонд отмечает, что для успешной оцифровки необходимо подавать сканкопии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке.
Сканкопии должны быть цветными, в формате JPG или PDF, размер каждого файла не должен превышать 1 МБ.
Качество изображений должно быть достаточным для четкого считывания всех реквизитов, в частности серии, номера, дат, печатей, подписей и записей о трудовом стаже. Рекомендуемое разрешение сканирования — 300 dpi.
Названия файлов должны соответствовать типу отсканированного документа.
Ранее мы писали, как проверить, оцифрована ли трудовая книжка: инструкция.
Мы сообщали, электронная трудовая книжка: сгорит ли страховой стаж, если не успеть оцифровать.