ЭКСКЛЮЗИВ Электронная трудовая вместо бумажной: Пенсионный фонд ответил на главные вопросы

В Украине электронные трудовые официально действуют с июня 2021 года, когда вступил в силу закон о цифровых аналогах документов о труде. Переходный период длился 5 лет и за это время нужно было перенести сведения о трудовой деятельности в онлайн. С 10 июня 2026 года бумажная версия трудовой уже не будет нужна, но тех, кто не успел оцифровать данные, штрафовать не будут. Подробности узнавайте в материале «Наше місто».

Как переселенка из Покровска узнала об электронных трудовых

В октябре 2022 года Елена Завгородняя переехала в Днепр из Покровска, что в Донецкой области. Уже в ноябре она устроилась на работу, но о том, что ей нужно оцифровать свою трудовую книжку, узнала только в 2025 году.

Опыт Елены Завгородной показывает, что оцифровать трудовую книжку несложно. Фото из личного архива

«Я раньше вообще этим не занималась, пока не увидела новость, что к лету 2026 года нужно оцифровать трудовые. Тогда и решила, что нужно это сделать», — сказала Елена.

Елена взяла свою трудовую книжку в отделе кадров и решила оцифровать ее самостоятельно. Сначала нужно было отсканировать все страницы, поэтому она пошла в ближайший документ-центр недалеко от дома.

«Человек, который там работает, сказал, что мне не первой это делает, поэтому знает, в каком формате нужно хранить отсканированные страницы. Он пронумеровал все 11 страниц моей трудовой и скинул их в Телеграм», — пояснила Елена Завгородняя.

Она уже была зарегистрирована на сайте Пенсионного фонда, но для загрузки документов ей понадобился электронный ключ.

«Я его сделала в “Приват24”. С помощью этого ключа нужно было войти и потом добавить отсканированные копии трудовой. В интернете много роликов от Пенсионного фонда, прямо видео записано подробно, как это сделать», — объясняет Елена.

Впрочем, без трудностей не обошлось. Документы она подала еще в начале декабря 2025 года, но по состоянию на конец января 2026 года ее обращение все еще находится «в обработке».

«Я несколько раз звонила на горячую линию Пенсионного фонда. Там говорят, что очень много обращений, ждите. Самое сложное — это не загрузить документы, а дождаться подтверждения», — объясняет Елена Завгородняя.

Кроме этого, часть стажа, в частности работа на каникулах в 1990 годах и декретный отпуск, пока не отображается в электронной версии трудовой.

«В бумажной трудовой у меня стаж с 1992 года, а в электронной — только с 2004 года. Когда рассмотрят эти 11 страниц, тогда еще буду добавлять свидетельство о рождении ребенка, чтобы зачислили декрет», — рассказывает женщина.

Что говорят в Пенсионном фонде

Электронные трудовые книжки официально действуют в Украине с 10 июня 2021 года. Тогда стартовал пятилетний переходный период, за который граждане и работодатели должны оцифровать бумажные документы. Он завершается 10 июня 2026 года.

Как объясняют в Пенсионном фонде, электронная трудовая — это цифровой аналог бумажной, который позволяет хранить все данные о стаже в одном защищенном месте.

Елена Щирба советует хранить данные о трудовом стаже онлайн. Фото из личного архива

«Бумажную трудовую книжку легко потерять или повредить. Электронная же позволяет упорядочить всю информацию о стаже и не потерять ни одного года, что критически важно при назначении пенсии», — объяснила заместитель начальника Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области Елена Щирба.

В Фонде говорят, что законом установлен пятилетний переходный период, но штрафов за то, что документы не загрузили вовремя, не будет.

«Даже если человек не успел оцифровать трудовую до 10 июня 2026 года, ничего страшного не произойдет. Когда  наступит право на назначение пенсии, необходимо прийти в ближайший сервисный центр Фонда с полным пакетом документов и подать заявление на назначение», — объясняют в ведомстве.

Если вы не хотите ждать, то можете перенести данные в онлайн уже сейчас.

«В Законе отсутствует определение, кто именно должен подать на оцифровку трудовую книжку. Это могут сделать и работодатель, и каждый человек лично», — говорит Елена Щирба.

Есть два способа сделать это самостоятельно:

1. На веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи, 
2. Лично в ближайшем сервисном центре Фонда.

Работодатель может сделать это за своих наемных работников в кабинете страхователя на веб-портале электронных услуг.

Что делать, если не работаешь или есть несколько трудовых

Ситуации с трудовыми книжками могут быть разными, и для каждой из них есть решение. Если работник имеет не одну, а несколько трудовых, то оцифровывать нужно все документы. Пенсионерам, которые уже не работают, и тем, кто продолжает работать, не нужно сканировать документ.

«Сведения об их трудовой деятельности уже находятся в распоряжении Пенсионного фонда Украины и хранятся в составе пенсионных дел», — пояснила Елена Щирба.

Для создания электронной трудовой необходимо подготовить:

• цветные сканкопии в формате JPG или PDF (размер каждого файла — до 1 МБ);
• страницы трудовой книжки должны быть в хронологическом порядке;
• изображения должны быть четкими со всеми реквизитами: название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца и непосредственно сами записи.

Для того, чтобы проверить результат переноса данных в онлайн, нужно зайти в личный кабинет на портале Пенсионного фонда или открыть мобильное приложение «ПФУ». Там есть раздел «Электронная трудовая книжка». Как объясняет Елена Щирба, если данные внесены, то вы увидите все свои записи о трудовой деятельности, включая даты и стаж. Если информации нет или она неполная, то можно подать недостающие документы самостоятельно или через работодателя.

В условиях войны и постоянной неопределенности особенно важно иметь электронные копии документов, и это касается не только записей в трудовой книжке. Когда же наступит время для оформления пенсии, вы сможете поблагодарить себя за дальновидность, что в свое время позаботились и собрали всю информацию о трудовом стаже в одном месте. Ведь если все данные о работе уже оцифрованы и упорядочены, для назначения пенсии не придется никуда ходить и выплаты оформят онлайн.