Розбіжності між паперовою трудовою книжкою та електронними даними стають дедалі поширенішими через перехід до цифрового обліку. Сьогодні працівники можуть перевіряти свій страховий стаж, місця роботи та періоди зайнятості через портал Пенсійний фонд України. Водночас інколи інформація в електронному реєстрі не збігається з записами у паперовій трудовій книжці. Про це повідомляє «Наше місто» з посиланням на Інспекцію з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради.
Такі розбіжності можуть виникати з кількох причин. Найчастіше йдеться про некоректну або несвоєчасну звітність роботодавця, технічні помилки під час оцифрування документів або відсутність даних за періоди до 2004 року, коли облік стажу вівся лише у паперовій формі. Вплив також мають реорганізація чи ліквідація підприємств, а також людський фактор, зокрема помилки у прізвищах, датах або документах.
До завершення повного переходу на електронний облік юридичну силу мають як паперова трудова книжка, так і електронний реєстр застрахованих осіб. У разі виникнення спірних ситуацій стаж може підтверджуватися різними документами, зокрема записами у трудовій книжці, довідками з місця роботи, архівними матеріалами, даними реєстру або судовим рішенням.
У випадку виявлення невідповідностей насамперед варто уважно перевірити всі дані. Йдеться про дати прийняття та звільнення, назву підприємства, посаду та наявність періодів без страхових внесків. Іноді проблема полягає лише в технічній неточності.
Якщо помилка підтверджується, слід звернутися до роботодавця із письмовою заявою. Саме він несе відповідальність за достовірність поданої звітності та має подати уточнюючі дані до Пенсійний фонд України.
Також можна подати звернення безпосередньо до Пенсійного фонду через електронний кабінет або у відділенні. До заяви доцільно додати скан-копії трудової книжки та інші підтверджуючі документи. Після перевірки фонд може внести зміни до реєстру за наявності підстав.
Якщо підприємство ліквідоване, підтвердження стажу доведеться отримувати через державні архіви. У разі відсутності документів можливе встановлення факту трудових відносин у судовому порядку.
Звернення до суду розглядається як крайній крок, однак практика свідчить, що за наявності доказів стаж можна відновити навіть через тривалий час. Суд може встановити факт роботи, зарахувати стаж або зобов’язати внести зміни до реєстру.
Важливо не відкладати вирішення таких питань, адже помилки в електронних даних можуть вплинути на розмір пенсії, право на пільговий стаж, соціальні виплати та інші гарантії. Чим раніше виявлено неточності, тим легше їх виправити.
Фахівці радять щонайменше раз на рік перевіряти свій страховий стаж в електронному кабінеті Пенсійний фонд України. Це займає небагато часу, але дозволяє уникнути серйозних проблем у майбутньому.
Загалом розбіжності між паперовою та електронною трудовою книжкою не є критичною проблемою. У більшості випадків це технічні неточності, які можна виправити за умови послідовних дій та своєчасного звернення до відповідних установ.
Раніше ми писали, як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: інструкція.
Ми повідомляли, електронна трудова книжка: чи «згорить» страховий стаж, якщо не встигнути оцифрувати.