В Україні електронні трудові офіційно діють з червня 2021 року, коли набрав чинності закон про цифрові аналоги документів про працю. Перехідний період тривав 5 років і за цей час потрібно було перенести відомості в онлайн. З 10 червня 2026 року паперова версія трудової не буде більше потрібна, але тих, хто не встиг оцифрувати дані, штрафувати не будуть. Подробиці дізнавайтеся у матеріалі «Наше місто».
Як переселенка з Покровська дізналася про електронні трудові
У жовтні 2022 року Олена Завгородня переїхала до Дніпра з Покровська, що на Донеччині. Вже у листопаді вона влаштувалася на роботу, але про те, що їй потрібно оцифрувати свою трудову книжку, дізналася лише у 2025 році.
Досвід Олени Завгородньої показує, що оцифрувати трудову книжку нескладно. Фото з особистого архіву
«Я раніше взагалі цим не переймалася, аж поки не побачила новину, що до літа 2026 року потрібно оцифрувати трудові. Тоді й вирішила, що треба це зробити», — сказала Олена.
Вона взяла свою трудову книжку у відділі кадрів та вирішила оцифрувати її самостійно. Спершу потрібно було відсканувати всі сторінки, тому вона пішла до найближчого документ-центру неподалік від дому.
«Людина, яка там працює, сказала, що мені не першій це робить, тому знає в якому форматі потрібно зберігати відскановані сторінки. Він пронумерував всі 11 сторінок моєї трудової та скинув їх у телеграм», — пояснила Олена Завгородня.
Вона раніше вже була зареєстрована на сайті Пенсійного фонду, але для завантаження документів їй знадобився електронний ключ.
«Я його зробила у “Приват24”. За допомогою цього ключа потрібно було увійти та потім додати відскановані копії трудової. В інтернеті багато роликів від Пенсійного фонду, прямо відео записано докладно, як це зробити», — пояснює жінка.
Втім, без труднощів не обійшлося. Документи Олена подала ще на початку грудня 2025 року, але станом на кінець січня 2026 року її звернення все ще перебуває «в обробці».
«Я кілька разів дзвонила на гарячу лінію Пенсійного фонду. Там кажуть, що дуже багато звернень, чекайте. Найскладніше, це не завантажити документи, а дочекатися підтвердження», — пояснює Олена Завгородня.
Крім цього, частина стажу, зокрема робота на канікулах у 1990 роках та декретна відпустка, поки не відображається в електронній версії трудової.
«У паперовій трудовій у мене стаж з 1992 року, а в електронній — лише з 2004 року. Коли розглянуть ці 11 сторінок, тоді ще буду додавати свідоцтво про народження дитини, щоб зарахували декрет», — розповідає жінка.
Що кажуть у Пенсійному фонді
Електронні трудові книжки офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Тоді стартував п’ятирічний перехідний період, за який громадяни та роботодавці мають оцифрувати паперові документи. Завершується він 10 червня 2026 року.
Як пояснюють у Пенсійному фонді, електронна трудова — це цифровий аналог паперової, який дозволяє зберігати всі дані про стаж в одному захищеному місці.
Олена Щирба радить зберігати дані про трудовий стаж онлайн. Фото з особистого архіву
«Паперову трудову легко загубити або пошкодити. Електронна ж дає змогу впорядкувати всю інформацію про стаж і не втратити жодного року, що критично важливо при призначенні пенсії», — пояснила Олена Щирба, заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області
У Фонді кажуть, що законом встановлено п’ятирічний перехідний період, але штрафів за те, що документи не завантажили вчасно, не буде.
«Навіть якщо людина не встигла оцифрувати трудову до 10 червня 2026 року, нічого страшного не станеться. Коли настане право на призначення пенсії, необхідно прийти у найближчий сервісний центр Фонду з повним пакетом документів і подати заяву на призначення», — пояснюють у відомстві.
Якщо ви не хочете чекати, то можете перенести дані вже зараз.
«У Законі відсутнє визначення хто саме повинен подати на оцифрування трудову книжку. Це можуть зробити і роботодавець, і кожна людина особисто», — каже Олена Щирба.
Існують два способи, як зробити це самостійно:
- На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису.
- Особисто у найближчому сервісному центрі Фонду.
Роботодавець може зробити це за своїх найманих працівників у кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг.
Що робити, якщо не працюєш або є декілька трудових
Ситуації з трудовими книжками можуть бути різними, і для кожної з них є рішення. Якщо працівник має не одну, а декілька трудових, то оцифровувати потрібно всі документи. Пенсіонерам, які вже не працюють та тим, хто продовжує працювати, не потрібно сканувати документ.
«Відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду України і зберігаються у складі пенсійних справ», — пояснила Олена Щирба.
Для створення електронної трудової потрібно підготувати:
- кольорові сканкопії у форматі JPG або PDF (розмір кожного файлу — до 1 МБ);
- сторінки трудової книжки мають бути в хронологічному порядку;
- зображення мають бути чіткими з усіма реквізитами: назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи.
Для того, щоб перевірити результат перенесення даних в онлайн, потрібно зайти до особистого кабінету на порталі Пенсійного фонду або відкрити мобільний застосунок «ПФУ», там є розділ «Електронна трудова книжка». Як пояснює Олена Щирба, якщо дані внесені, то ви побачите всі свої записи про трудову діяльність, включно з датами та стажем. Якщо інформації немає або вона неповна, то можна подати документи, яких недостатньо, самостійно або через роботодавця.
В умовах війни та постійної невизначеності особливо важливо мати електронні копії документів, і це стосується не лише записів у трудовій книжці. Коли ж настане час для оформлення пенсії, ви зможете подякувати собі за далекоглядність, що свого часу подбали й зібрали всю інформацію про трудовий стаж в одному місці. Адже, якщо всі дані про роботу вже оцифровані та впорядковані, для призначення пенсії не доведеться нікуди ходити та виплати оформлять онлайн.
Категорія: Новини Дніпра, Суспільні та соціальні новини Дніпра, Тема дня, Україна
Позначки: Виплати, Головне, Дніпро, Робота