В Україні триває процес переходу на електронні трудові книжки. До 2026 року всі відомості про трудову діяльність працівників мають бути переведені в цифровий формат, і зробити це можна навіть перебуваючи за кордоном. Про це пише «Наше місто» з посиланням на Пенсійний фонд України (ПФУ).
Навіщо оцифровувати трудову книжку
Електронна трудова книжка, запроваджена у 2021 році, містить дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни у трудовій діяльності. Вона забезпечує надійне зберігання повної історії роботи працівника та спрощує підтвердження страхового стажу.
За інформацією Пенсійного фонду України, записи про трудову діяльність до 1 січня 2004 року можна перенести в цифровий формат із паперових книжок. Це дозволяє зберегти всі дані про періоди роботи в інформаційній системі ПФУ та враховувати їх під час обчислення страхового стажу.
Стаж після 2004 року розраховується на основі даних персоніфікованого обліку, а для періодів до його впровадження — на підставі відомостей, внесених до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, зокрема оцифрованих записів із паперових документів.
Як подати трудову книжку на оцифрування онлайн
Оцифрування можливо провести дистанційно, зокрема з-за кордону. Для цього необхідно відсканувати всі сторінки трудової книжки з дотриманням вимог:
- кольорові та чіткі зображення;
- повні сторінки з усіма реквізитами, номерами, датами, печатками та підписами;
- формат файлів JPG або PDF, розмір до 1 МБ, рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.
Покрокова інструкція подання сканів:
- Авторизуватися на вебпорталі Пенсійного фонду України через КЕП або Дія.Підпис.
- У розділі «Комунікації з ПФУ» вибрати вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Заповнити дані про особу та надати згоду на обробку персональних даних.
- Завантажити скановані копії всіх сторінок у хронологічному порядку та натиснути «Підписати та відправити в ПФУ».
- Статус обробки документів доступний у розділі «Мої звернення».
Пенсійний фонд також повідомляє, що доступ до сервісів порталу забезпечений з територій держав, дружніх до України, що дозволяє українцям за кордоном оформлювати документи без особистого відвідування установ.
Раніше ми писали, електронна трудова книжка: де знайти та як переглянути.