ERP-система — як абонемент у спортзал. Спочатку здається, що це саме те, що потрібно, а через рік — ви все ще не бачите омріяного пресу. І часто справа не в софті, а в тому, як його впровадили.

Тримайте чек-лист як правильно перенести ERP в хмару й не пошкодувати.

Що таке ERP-система і навіщо вона бізнесу

Для початку розберемося, що таке ERP-система.

ERP (enterprise resource planning) — це програмне забезпечення, яке допомагає компаніям оптимізувати основні бізнес-процеси, включаючи фінанси, управління персоналом, виробництво, ланцюги постачання, продаж та закупівлі тощо за допомогою уніфікованого огляду діяльності та єдиного джерела достовірної інформації.

ERP усуває повторювані процеси та значно зменшує необхідність введення інформації вручну або в декілька систем. ПЗ спрощує бізнес-процеси, полегшуючи збір даних та підвищуючи ефективність роботи працівників.

Переваги ERP-систем для малого й середнього бізнесу:

• Економія витрат. ERP systems дозволяють керувати фінансами та бізнес-процесами, а також зменшують ризик перебоїв, затримок та помилок в інформації, прискорюючи при цьому процеси прийняття рішень.
• Спрощення операцій. ERP прискорює процеси, пов’язані з виробництвом, продажами, доставкою та закупівлями.
• Точне прогнозування. Оскільки дані відображають умови в режимі реального часу, компанії можуть вживати ефективних, реалістичних і негайних заходів, щоб краще позиціонувати себе сьогодні і в майбутньому.
• Оптимізація співпраці. Дані в ERP-системах зберігаються в одному місці і є узгодженими, що спрощує співпрацю між працівниками або відділами. Також система допомагає будувати ефективні відносини з клієнтами та партнерами.
• Безпека. Система забезпечує безпеку за ролями, з контролем доступу, призначеним для захисту цілісності та конфіденційності інформації, при цьому дозволяючи співробітникам виконувати свої повсякденні завдання.

ERP-системи бувають різних типів: локальні, хмарні та гібридні. Вони відрізняються масштабованістю, вартістю, можливістю кастомізації, складністю впровадження та обслуговуванням. Хмарні рішення зазвичай виграють у швидкості запуску та зниженні витрат на IT-інфраструктуру.

Чому компанії переходять на хмарну ERP

На відміну від локальних систем, розміщених на сервері компанії, хмарна ERP працює на сервері хмарного провайдера, а доступ до неї здійснюється через інтернет.

Основні переваги ERP у хмарі:

• Доступ з будь-якого місця, де є інтренет.
• Відсутність витрат на сервери й підтримку, що особливо актуально для малого бізнесу, який часто не має в штаті необхідних технічних фахівців.
• Автоматичні оновлення та резервне копіювання.
• Гнучке масштабування за потреби.

Коли варто впроваджувати хмарну ERP:

• Коли є необхідність в зниженні витрат на IT;
• Коли зʼявляється потреба в масштабуванні бізнесу;
• Під час впровадження сучасних технологій (хмарних, AI тощо) в бізнес-процеси;
• Якщо поточна система застаріла або не підтримується;
• Є суворі вимоги до надійного зберігання критично важливих даних;
• Коли потрібен доступ до системи з будь-якого місця та в будь-який час;
• Коли важлива швидка і майже необмежена масштабованість;
• Якщо є необхідність швидко відновити втрачені дані після форс-мажору та продовжити роботу з мінімальним часом простою тощо.

Чек-лист: Як правильно перенести ERP у хмару

Крок 1: Оцінка поточної ERP-системи

Зрозумійте, які функції використовуються, які модулі важливі, а що можна оптимізувати або виключити.

Крок 2: Вибір хмарної платформи та ERP-рішення

Оберіть надійного хмарного провайдера та ERP-систему, яка відповідає вашим вимогам. Враховуйте техпідтримку українською мовою, адаптацію до локального законодавства, інтеграції тощо.

Крок 3: Підготовка даних до перенесення

Очистіть бази даних, узгодьте формати, підготуйте резервні копії та забезпечте захист конфіденційної інформації.

Крок 4: Тестування і запуск нової системи

Проведіть тестову міграцію на обмежену кількість користувачів. Виправте помилки, адаптуйте звіти, навчіть працівників працювати з системою.

Крок 5: Підтримка та масштабування

Після запуску важливо отримувати підтримку з боку хмарного провайдера та розробника чи інтегратора ERP, поступово вдосконалювати систему з урахуванням змін у бізнесі.

Роль GigaCloud у безпечній ERP-міграції

Хмарний провайдер GigaCloud має найбільшу на українському хмарному ринку партнерську мережу. Її формують розробники та інтегратори різного софту, зокрема, і ERP. Фахівці провайдера та партнерів, допомагають з вибором необхідної програми, її розміщенням та налаштуванням у хмарі.

Хмарна інфраструктура GigaCloud побудована спеціально для розміщення будь-яких ERP-систем. Вона безпечна, надійна й адаптивна до потреб бізнесу. Клієнти можуть обрати розміщення ERP на майданчику в Києві, Львові або Варшаві. Захист критично важливих даних відповідає міжнародним стандартам безпеки, що підтверджено сертифікатами ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017, ISO 27018, КСЗІ, PCI DSS, VMware Sovereign Cloud Provider і CSA STAR.

Крім того, фахівці провайдера супроводжують клієнта на всіх етапах міграції: від оцінки ризиків до повноцінного запуску. Допомагають адаптувати ERP під потреби бізнесу й забезпечують технічну підтримку 24/7 українською мовою у форматі тікетів чи телефоном.

Висновок

Якщо ви плануєте перенести свою ERP-систему в хмару або хочете замінити її іншою, не робіть це самостійно. Скористайтеся чек-листом, зверніться до надійного хмарного провайдера, як-от GigaCloud, та забезпечте безпечну, ефективну й безболісну міграцію для вашого бізнесу.