Коронавирус: как организовать работу офиса удаленно

Общение давно перешло в онлайн. Теперь коронавирус подтолкнул перейти в онлайн операционные процессы в бизнесе. Компании уже давно экспериментировали с данным подходом, но сегодня он получает испытание на глобальном уровне.

Но вы можете думать, что гиганты, “единороги” и “носороги” могут себе позволить подобный переход, но обычный предприниматель с небольшим штатом должен попрощаться со своим бизнесом. Это совсем не так.

Инструменты работы с удаленными сотрудниками

Начнем с простых и бесплатных средств, которыми эффективно пользуются даже маленькие стартапы:

1. Telegram — один из самых быстро набирающих популярность мессенджеров. Почему именно он?

• Во-первых, сервис использует одну из самых продвинутых систем шифрования, которая защитит все ваши корпоративные данные, если вы будете соблюдать базовые правила “цифровой гигиены”.

• Во-вторых, он просто самый быстрый. И самое весомое преимущество в работе — это возможность сохранять переписки и файлы в облаке. Таким образом можно не бояться о потери информации. Объем облака не ограничен, есть только ограничение в размерах файлов в 1,5 Ггбайт.

2. Trello — таск менеджер. Суперэффективен, особенно в комбинации с методологией скарм, аджайл или вотерфол. Для тех, кто не знаком с современными системами менеджмента, он тоже подойдет: создаете доску и вешаете на нее задания. Задания можно давать конкретному человеку в команде и назначать там же сроки. Очень понятный интерфейс и есть обучающие видеоуроки.

3. Skype — средство видеосвязи. Стартап когда-то родился в Украине и сегодня может помочь землякам. Если вам нужно провести встречу в команде, то запускаем конференцию и обсуждаем планы. Можно показывать в конференции не только свое лицо, но и рабочий стол компьютера. Для молодых и продвинутых можно использовать Discord.

4. Google Drive — можно использовать любое другое облачное хранилище, например DropBox, но данный сервис более популярный в странах СНГ. Платформа является незаменимой не только при удаленной работе, но даже при работе в офисе. Внутри ресурса можно использовать аналог программ Microsoft Office, но редактировать файл сразу несколько человек одновременно. Также при небольшой доплате можно легко расширить хранилище.

Этих ресурсов будет достаточно, но существуют и инструменты для продвинутых и тех, кто способен платить:

• Zoom — тоже платформа видеосвязи. Какая разница со Скайпом? Вам нужно платить за связь и трансляцию. В чем смысл? Самое высокое качество трансляции в высоком разрешении и совершенно без перебоев.

• Jira — таск менеджер. Используется в бизнесах со сложными операционными процессами и в больших компаниях. Имеет модульность и больше похожа на движок, на котором можно написать собственный удобный органайзер задач.

• Slack — позволяет объединить в себе управление двумя предыдущими сервисами и вести корпоративную переписку. В нем встроен очень удобный поиск сообщений, даже среди множества каналов и чатов.

Особенности удаленной работы

Следует соблюдать несколько правил при управлении персоналом на удаленной работе.

1.Держите темп. Вы должны быть убеждены, что вашим подчиненным всегда есть, что делать. Бейте большие задачи на маленькие подзадачи. Время, отведенное на решение не должно превышать 16 часов (2 рабочих дня), так как по закону психологии, все равно люди все делают в последний момент.

2. Регулярные созвоны. Созвоны должны быть не реже, чем раз в два дня. Это позволяет человеку “не потеряться” дома от общего темпа и движения.

3. Четкое время созвона. На нем каждый должен успеть высказаться, поэтому на каждого отведите определенное время. При просьбе заранее дать сотруднику дополнительное время, организуйте исполнение этого желания.

4. План созвона. Речь каждого из участников должна состоять из трех пунктов:

• что понравилось,

• что не понравилось,

• как улучшить.

Работа на результат. Поставьте четкие метрики и KPI для ваших подчиненных, которые они должны четко понимать. Ни в коем случае не ставьте количество отработанных часов и время работы, если только это возможно. Многие исследования по менеджменту подтверждают пагубность таких метрик.